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Se bâtir un plan stratégique solide est essentiel pour toute entreprise ou organisation qui veut continuer d’évoluer. Par contre, passer de la stratégie à l’action peut s’avérer rempli de défis. C’est pourquoi une planification opérationnelle bien ficelée est cruciale pour arrimer vos activités quotidiennes à vos objectifs. Ce plan vous permettra de mieux définir ce que vos équipes doivent accomplir sur une base quotidienne et hebdomadaire afin de ne pas dévier des objectifs. 

Voici quelques clés pour une planification opérationnelle hors pair. 

Définir des objectifs opérationnels SMART 

Dès qu’on parle de planification, le concept d’objectif « SMART » fait son entrée. Ces objectifs, qui doivent être Spécifiques, Mesurables, Appropriés, Réalistes et Temporels, sont encore plus importants en matière de planification opérationnelle.  

Plus vos objectifs seront concrets, précis, et faciles à mesurer, plus vos équipes pourront agir de façon efficace. 

S’assurer de l’alignement avec les objectifs stratégiques 

Une fois les objectifs établis, il est pertinent de s’assurer qu’ils sont alignés avec les objectifs du plan stratégique. Plusieurs outils peuvent être utilisés pour évaluer cet alignement. Une matrice FFOM (SWOT en anglais) vous aidera à identifier les défis potentiels ainsi que les forces et opportunités. 

À cette étape, il est aussi important de s’attarder au type d’indicateurs choisis pour mesurer les résultats. Il est possible que l’objectif en tant que tel soit pertinent et aligné, mais que l’unité de mesure ne soit pas la plus efficace. Posez-vous la question suivante : quelle est la meilleure façon de savoir que l’objectif a été accompli ? 

Choisir des indicateurs de performance clairs 

Selon le cas, vous aurez des indicateurs de performance plus ou moins concrets. Au-delà de leur pertinence en matière de gestion, il faut que ces indicateurs soient bien communiqués à vos équipes. Quand il y a des livrables clairs, comme la création de certains documents ou de rapports, les indicateurs sont faciles à comprendre. 

Toutefois, dans d’autres situations, ils peuvent être plus abstraits. Si c’est le cas, assurez-vous que vous êtes sur la même longueur d’onde avec votre équipe. En cas d’incompréhension totale, ajustez les indicateurs pour quelque chose de plus tangible, et ajoutez des indicateurs différents. 

Être précis dans la portée 

Une planification opérationnelle est extrêmement concrète et, pour cette raison, elle doit s’adresser à un groupe très précis. Par exemple, si vous êtes responsable d’une grande équipe marketing, vous devrez peut-être créer plusieurs plans différents ; un pour votre équipe des réseaux sociaux, un pour votre équipe de la publicité, un pour votre équipe chargée du site web, etc.  

Plus votre plan opérationnel se restreint à une équipe précise, plus vous pourrez le détailler et plus il sera facile de mettre le tout en exécution. 

Avoir des processus transparents et partagés 

S’il est important qu’une planification opérationnelle soit précise dans sa portée et touche concrètement l’équipe responsable des tâches, il ne faut pas négliger l’importance de la transparence. 

Rendre les plans opérationnels visibles aux autres équipes peut être très stratégique. De cette façon, chacun peut comprendre le rôle de ses collègues et avoir une meilleure vue d’ensemble sur les tâches à accomplir. Cela est positif pour les grandes entreprises, qui peuvent parfois se retrouver à travailler en silo, comme pour les petites entreprises où plusieurs personnes peuvent porter plusieurs chapeaux. 

Pour aller plus loin, vous pouvez même afficher les résultats du plan opérationnel à l’interne. Tous peuvent voir les résultats, quitte à afficher une version résumée des actions clés. Il peut s’agir autant d’un tableau simple avec des cases à cocher que d’un tableau numérique qui affiche les résultats en temps réel. C’est une technique efficace pour motiver les équipes et créer davantage de cohésion. 

Identifier les risques tôt 

Toutes entreprises ou organisations doivent faire face à un certain nombre de risques. Que l’on parle de simples erreurs humaines ou d’incidents graves, il faut savoir se préparer. Plus votre planification opérationnelle prend les risques en amonts, mieux vous serez en mesure d’affronter l’inattendu. D’ailleurs, certaines actions clés, qui feront partie de la planification opérationnelle, pourront servir à atténuer certains risques pour l’entreprise. 

S’assurer que les tâches vont aux bonnes personnes 

La bonne allocation des ressources humaines est essentielle. Qui est la meilleure personne pour accomplir ces tâches ? Est-ce qu’une autre personne devrait y prendre part ? Pour bien le savoir, n’hésitez pas à être transparent dans votre processus. Peut-être avez-vous des talents cachés au sein de votre équipe, qui pourraient s’épanouir dans certaines tâches clés. Demandez à vos chefs d’équipe, le cas échéant, ou directement à vos employés. 

Il est aussi possible que votre plan opérationnel puisse bénéficier de l’embauche de nouvelles personnes. Pour accélérer les processus, vous pourriez faire appel à des experts en recrutement. 

Porter une attention particulière aux ressources nécessaires 

Outre les ressources humaines, on ne peut jamais négliger l’importance des ressources budgétaires, ainsi que celles liées à l’équipement et au temps. Un plan parfait, sans les ressources nécessaires, est voué à l’échec. Il est donc possible que vous deviez réajuster vos plans opérationnels en fonction des ressources globales. Fiez-vous sur vos ressources actuelles, tout en vous laissant une marge de manœuvre en cas de changements importants. 

Bien équilibrer les différents plans 

Si vous avez plusieurs équipes, vous aurez plusieurs plans et cela signifie que ces plans doivent être cohérents entre eux, en plus de refléter le plan stratégique. 

Dans les plus petites équipes, il n’est pas rare que certains employés soient responsables de plusieurs rôles. La planification stratégique devient une excellente opportunité de prioriser plus clairement les tâches à faire, qui doit les faire et quand. 

Dans les plus grandes équipes, équilibrer les plans est important pour éviter les effets de silo non désirables, et s’assurer que certaines tâches n’entrent pas en contradiction avec les actions d’autres équipes. 

Faire le suivi approprié 

En matière de suivi, il n’y a pas de solution à l’emporte-pièce. Le type de suivi à adopter doit être en phase avec les résultats que vous visez tout en respectant la dynamique de votre équipe. Selon les besoins, un suivi rapide au quotidien peut être efficace, tandis qu’un suivi hebdomadaire plus approfondi peut parfois s’avérer plus pertinent. 

Cela dit, en début d’implantation du plan, il peut être judicieux de faire un suivi plus serré, afin de savoir si le plan fonctionne bien ou si des ajustements rapides doivent être mis en place, ou si des ressources additionnelles doivent être libérées.  

Mettez votre plan en action et voyez votre entreprise avancer 

Une planification opérationnelle bien structurée, c’est bien plus qu’un simple exercice de gestion : c’est un véritable moteur de réussite. Elle vous permet non seulement d’optimiser l’efficacité de votre équipe, mais aussi d’anticiper les défis et de rester agile face aux imprévus. 

Avec une vision claire et des actions bien définies, chaque jour devient une avancée vers vos objectifs. Besoin d’un coup de pouce pour structurer ou affiner votre planification ? Faites appel à des experts qui sauront vous guider vers l’excellence.