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Il ne faut jamais sous-estimer l'importance de l'intégration des nouvelles recrues dans une équipe. Tout d'abord, il faut se rappeler que les premières impressions d'une personne à l'égard de votre entreprise peuvent perdurer. De plus, une bonne intégration est un excellent outil de rétention. Lorsque les nouveaux employés se sentent en confiance et soutenus lors de leur entrée en fonction, ils sont plus susceptibles de demeurer motivés et engagés. De nombreuses mesures peuvent être prises pour réussir le processus d'intégration des nouveaux employés. Voici huit bonnes pratiques qui peuvent être facilement mises en application :

1. Organiser une pré-intégration solide

La période de pré-intégration se situe entre le moment où la nouvelle personne accepte l'offre et son premier jour de travail. Dans la mesure du possible, tout ce qui peut être fait avant le premier jour de travail doit l'être. Il peut s'agir de créer des accès au système informatique, de mettre en place le courriel professionnel et de s'assurer qu'un espace de travail a été attribué à la personne, avec la papeterie nécessaire et l'équipement, le cas échéant.

Un kit de bienvenue peut être créé avec tout ce qui est nécessaire à un nouvel employé : politiques, formulaires fiscaux, lettre de bienvenue personnalisée, calendrier d'intégration, informations sur les régimes d'assurance et d'avantages sociaux, etc. Vous pouvez même y ajouter des éléments amusants, comme une tasse à café de votre marque ou tout autre article que vous avez à disposition.

Le kit de bienvenue peut être envoyé avant le premier jour afin que la personne puisse commencer à lire et se familiariser avec le matériel.

2. Planifier soigneusement l'intégration

L'intégration d'un nouvel employé implique de nombreux éléments et il est essentiel de planifier soigneusement le processus. Tout d'abord, assurez-vous que tous les documents sont prêts : matériel de formation, formulaires, tout ce qui n'a pas été inclus dans le kit de bienvenue, etc. S'il y a des vidéos ou d'autres contenus multimédias, assurez-vous d'avoir un appareil prêt à être utilisé.

Examinez attentivement le matériel pour vous assurer qu'il est à jour. Des éléments tels qu'une politique obsolète ou des processus plus anciens peuvent être source de confusion. Le fait d'avoir tout sous la main encouragera la confiance et renforcera le sens de l'engagement.

Il est également important de planifier des réunions appropriées avec les directeurs ou les supérieurs, ainsi qu'avec les personnes clés. Assurez-vous de la disponibilité et de l'engagement de ces personnes.

Enfin, veillez à la cohérence générale du processus d'intégration. Il est toujours préférable d'équilibrer la quantité d'informations reçues et l'ordre dans lequel les activités sont réalisées. Par exemple, si l'équipe utilise un logiciel pour saisir les congés et les données personnelles, veillez à ce que la formation sur le programme précède la phase de saisie des données.

3. Attribuer du temps pour remplir les documents

Au lieu d'obliger la personne à se dépêcher à remplir des formulaires entre deux réunions, ou encore à devoir le faire le soir après une longue journée de formation, prévoyez du temps spécifiquement pour les formalités administratives nécessaires. Vous pouvez partager le matériel avant, dans le cadre du kit de bienvenue, mais consacrer du temps supplémentaire permettra de s'assurer que les formulaires sont correctement remplis et en temps voulu. Idéalement, ayez une personne-ressource pour répondre à toutes les questions pendant cette période. Dédier un moment précis, même s'il ne dure que 30 minutes, vous fera économiser du temps.

4. Avoir un mentor ou un binôme

Cette pratique est devenue très courante, et ce, pour de bonnes raisons. Un « binôme » ou un « mentor » est un employé en poste qui peut servir de ressource à l’employé nouvellement engagé. Idéalement, il doit s'agir d'une personne expérimentée, qui connaît très bien l'entreprise et qui est disponible. Si nécessaire, veillez à ce que son emploi du temps soit légèrement libéré pour lui permettre de jouer ce rôle. Un binôme peut être pratiquement n'importe qui dans l'équipe, mais un mentor sera généralement quelqu'un qui occupe un poste similaire au sein de l'entreprise.

Si un mentor n'est pas disponible, observer un employé en activité peut également constituer une stratégie d'intégration efficace. Dans cette situation, le nouvel employé suivra un employé en poste et observera ce qu'il fait quotidiennement et la manière dont il le fait. C'est un excellent moyen de comprendre les processus de manière plus concrète.

5. Présenter formellement la culture de l'entreprise

La culture de l'entreprise doit transparaître dans la manière dont l'intégration est effectuée. Si votre image de marque est solide, il est probable que le nouvel employé la comprenne déjà bien. Toutefois, cela ne signifie pas qu'il faille négliger cette étape. Partager la culture d'entreprise peut se faire au moyen d'une vidéo d'introduction, de documents imprimés ou virtuels et/ou d'une présentation en personne. Assurez-vous que le nouvel employé comprend les valeurs de l'entreprise et que les processus sont alignés sur celles-ci. Cela peut inclure la hiérarchie au sein de l'entreprise, les lignes de communication, etc.

6. Impliquer les dirigeants

Les cadres et autres dirigeants sont souvent très occupés, mais il est essentiel de prendre le temps de rencontrer les nouveaux employés pour créer un sentiment d'appartenance. Cette rencontre peut être rapide et informelle ou s'inscrire dans un cadre plus large.

Au-delà de la rencontre avec la nouvelle recrue, l'implication des cadres supérieurs permettra de s'assurer que l'ensemble du processus d'intégration est compris, partagé et cohérent avec les objectifs de l'entreprise.

7. Utiliser la bonne technologie

La technologie peut être un moyen extraordinaire de rationaliser les processus, mais elle peut aussi être un frein si elle n'est pas soigneusement choisie. Veillez à évaluer toute technologie que vous utilisez et à déterminer si elle fonctionne toujours bien ou si elle doit être remplacée. Toutes les entreprises étant uniques, le type de technologie nécessaire varie d'un cas à l'autre.

8. Demander un retour d'information

Recevoir des commentaires et ajuster les processus en fonction de ceux-ci est une manière intelligente de créer la meilleure expérience d'intégration possible. Tout d'abord, assurez-vous que la communication est fluide avec le nouvel employé. A-t-il tout ce dont il a besoin pour travailler ? Certaines informations ne sont-elles pas claires ? Souhaiterait-il disposer de plus de temps pour aborder un sujet particulier ? À court terme, vous pouvez simplement vous adapter aux besoins de la personne en lui fournissant du matériel supplémentaire ou d'autres ressources. À long terme, assurez-vous de recevoir des commentaires afin d'ajuster l'ensemble du processus, le kit de bienvenue ou tout autre élément pertinent. Un sondage de suivi auprès des nouveaux employés peut également s'avérer très utile.

Poser les bases d’une intégration réussie à long terme

L'intégration des nouveaux employés est un élément crucial pour construire une équipe efficace et dynamique. Quelles que soient les pratiques qui conviennent le mieux à votre organisation, veillez à ce que le nouvel employé se sente bien accueilli et soutenu. Adaptez ce qui doit l'être, mais essayez de rester cohérent. Et si vous avez besoin d'aide pour peaufiner votre stratégie, n'hésitez pas à nous contacter.

L'intégration des nouveaux employés est un élément crucial pour bâtir une équipe efficace et dynamique. Au-delà des processus et des formalités, il s’agit avant tout de créer un environnement accueillant et structurant qui favorise l’engagement à long terme. Quelles que soient les pratiques qui conviennent le mieux à votre organisation, assurez-vous que chaque nouvel employé se sente valorisé dès le premier jour. Adaptez les étapes au besoin, mais veillez à conserver une cohérence globale. Un processus d’intégration bien conçu ne se limite pas à améliorer la rétention, il contribue aussi directement à la réussite de votre entreprise. Et si vous avez besoin d’aide pour peaufiner votre stratégie, n’hésitez pas à nous contacter.