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Les processus RH sont variés et leurs complexités changeront d’une organisation ou d’une entreprise à une autre. Grandement influencés par la culture de l’entreprise, ces processus ont un impact important sur la rétention des talents ainsi que la satisfaction globale des employés. C’est pourquoi veiller à les optimiser est fondamental pour le fonctionnement d’une entreprise. Pour ce faire, plusieurs stratégies sont possibles, dont celle de se baser sur l’analyse des besoins organisationnels.

Pourquoi se baser sur les besoins organisationnels ?

En théorie, il est pratiquement toujours possible de pousser l’optimisation un peu plus loin. De plus, l’optimisation peut prendre plusieurs formes : automatisation, simplification, normalisation, ajout, retrait, etc. En matière de RH, l’optimisation peut aussi signifier de déléguer le recrutement à un expert externe.

En se basant sur les besoins organisationnels, il est beaucoup plus facile d’identifier les priorités véritables. Les efforts d’optimisation se concentrent donc sur ce qui est le plus important pour l’entreprise. Plutôt que d’optimiser vers l’objectif général d’améliorer un processus, on vise plutôt à optimiser un processus dans l’objectif qu’il réponde mieux à un besoin précis. Cela permettra d’identifier les pistes d’optimisation du processus ainsi que leur ampleur.

Comment faire une analyse des besoins organisationnels ?

Certains besoins organisationnels impliqueront directement les ressources humaines, comme le besoin d’engager de nouvelles personnes ou de fournir de la formation professionnelle à certains employés clés. Néanmoins, une analyse approfondie est nécessaire, car certains besoins, bien que non directement liés aux RH, peuvent y être soutenus. Pour garantir une analyse efficace, il est important de suivre une approche structurée. Voici les étapes clés du processus :

1. Analyser la situation actuelle : c’est la première étape. Identifiez les processus courants, les résultats obtenus, les ressources utilisées, etc.

2. Identifier où l’entreprise veut aller : dressez maintenant le portrait à moyen terme, là où la compagnie souhaite aller. Quels sont les objectifs souhaités ? Où voudrait-on être dans cinq ans ?

3. Analyser les écueils : en comparant la situation actuelle aux objectifs, vous pourrez identifier les goulots d’étranglement et les écarts entre ce qui est fait et ce qui devrait être fait.

4. Dresser un plan : une fois les écarts identifiés, vous pourrez dresser un plan d’action pour changer les processus afin d’augmenter vos chances d’atteindre vos objectifs.

Soyez ouvert d’esprit quant au rôle de soutien que peuvent apporter les ressources humaines, même quand une problématique n’est à priori pas de leur ressort. Aussi, bien connaître les besoins organisationnels vous permettra de prévoir les ajustements imminents. Par exemple, si vous savez que l’entreprise devra engager une dizaine de nouveaux employés d’ici à trois ans, vous pouvez déjà prévoir les changements nécessaires à vos processus.

Actions clés pour optimiser les processus RH

En matière d’optimisation des processus de ressources humaines, bien des choses peuvent être mises en place.

1. Analyser les processus: RH actuels : comme pour l’analyse des besoins organisationnels, veillez à dresser un portrait complet des processus RH. Basez-vous sur des données précises englobant le temps et le budget. Si possible, évaluez également le taux de satisfaction des employés. Pour chaque processus, vous pourrez savoir s’il répond à ses objectifs, s’il y a des frictions par rapport à son utilisation, s’il demande peu ou beaucoup de temps et si les ressources accordées sont adéquates.

2. Identifier les priorités : une fois les processus analysés, vous devrez prioriser les ajustements les plus urgents et les plus importants pour répondre aux besoins organisationnels.

Dans certains cas, le processus en soi pourrait bien fonctionner et les employés pourraient être satisfaits. Par contre, le processus requiert une plateforme qui coûte trop cher à l’entreprise. Dans ce cas, il faudra peut-être trouver une solution alternative pour réduire le budget ou débloquer des fonds ailleurs. Dans un cas contraire, un processus pourrait être imparfait, mais être suffisamment fonctionnel pour ne pas être une priorité. On le laisserait alors intact pour le moment.

3. Automatiser ce qui peut l’être : en automatisant les tâches répétitives, vous pouvez dédier davantage de temps à ce qui requiert votre talent ou celui de votre équipe. Automatiser les tâches répétitives peut se faire à plusieurs niveaux : administration, première analyse des CV reçus, réception des candidatures, messages automatiques aux employés pour l’envoi de facture, etc.
Votre capacité d’automatisation ira de pair avec les technologies que vous choisissez d’utiliser.

4. Mettre à jour et unifier: les politiques : pour mieux cadrer avec les besoins organisationnels, il faut parfois ajuster certaines politiques. Même sans changement majeur, il est normal de mettre à jour les politiques une fois ou deux par an. Prenez également le temps de bien vérifier l’uniformité des différentes politiques, le cas échéant.

Aussi, vous tenir au courant de l’actualité, surtout en matière de normes du travail, vous permettra de prendre certaines nouveautés d’amont. Par exemple, de nouveaux crédits d’impôts pour les entreprises peuvent vous permettre d’offrir des services additionnels à vos employés. C’est notamment le cas avec l’utilisation des transports en commun.

5. Miser sur le libre-service : certaines plateformes de gestion des ressources humaines peuvent être utilisées facilement par les employés pour des tâches, comme la demande de congé ou de vacances, l’entrée de dépenses autorisées, l’envoi de formulaires d’assurance, etc. Selon la taille et les capacités de votre équipe, cela peut grandement alléger le travail des ressources humaines et réduire les temps d’attentes et autres goulots d’étranglement.

6. Soutenir votre équipe lors des changements : parfois, l’optimisation des processus RH s’accompagne d’une refonte complète d’une plateforme ou d’un mode de fonctionnement entièrement différent. Plus les changements sont importants, plus votre équipe aura besoin de soutien et plus il vous faudra être flexible quant aux délais d’implantation. Si nécessaire, vous pouvez offrir de la formation pour mieux intégrer les nouveaux outils.

7. Mettre en place un suivi clair : quand vous entamez un processus d’optimisation, vous avez besoin d’un système de suivi judicieux. C’est ce qui vous permettra de savoir si l’optimisation porte fruit ou non. Assurez-vous de choisir des indicateurs précis et une méthode de récolte des données efficace. Ayez des objectifs et des délais raisonnables et n’hésitez pas à ajuster le tir en cas de besoin.

Renforcer les RH pour un succès à long terme

L’optimisation des processus RH permet à une organisation de bâtir une équipe plus épanouie et plus efficace. En priorisant les besoins organisationnels, l’optimisation ne se limite pas à une simple amélioration de l’efficacité : elle devient un véritable levier stratégique pour la croissance. Lorsque les processus RH s’alignent parfaitement avec les objectifs d’affaires, les entreprises peuvent améliorer la satisfaction des employés, rationaliser leurs opérations et créer un environnement de travail plus agile et résilient face aux défis futurs.