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La gestion de projet est pratiquement un art. Pour être un bon gestionnaire de projet, il faut savoir jongler entre une vision d’ensemble du projet, l’ensemble des tâches reliées, les objectifs, le personnel impliqué, les fournisseurs, sans compter le calendrier, le budget et les attentes de ses supérieurs. Il y a de quoi avoir le tournis. Heureusement, plusieurs astuces et bonnes pratiques peuvent vous aider à faciliter une gestion de projet hors pair.

1. Bien connaître les étapes de la gestion de projet

On peut diviser à peu près n’importe quel projet en cinq étapes : la conception, la planification, l’exécution, la clôture et le bilan. Chaque étape a ses propres défis, c’est pourquoi il est bien important de pouvoir les anticiper.

Conception : à cette étape, on définit le projet, ses objectifs, son intérêt pour l’entreprise, les ressources en matière de budget, de personnel et de matériel, etc. C’est aussi à cette étape que les bailleurs de fonds, vos supérieurs, ou toute entité finançant le projet d’une façon ou d’une autre, doivent définir clairement leurs attentes.

Le principal risque à cette étape est que les objectifs du projet ne cadrent pas avec les besoins réels, ou qu’ils soient complètement irréalistes. Cela peut conduire à beaucoup de changements en cours de route, voire à l’échec du projet en tant que tel.

Astuce : s’assurer plusieurs fois plutôt qu’une que les parties prenantes comprennent les objectifs et les besoins réels, quitte à faire appel à un expert ou un consultant.

Planification : la planification consiste à découper le projet en étape, sous-projet, tâche ou tout autre fractionnement pertinent. C’est aussi à cette étape qu’on établit plus précisément le budget, les ressources nécessaires et le calendrier.

Sans surprise, beaucoup de problèmes peuvent survenir à cette étape. Il est facile de sous-estimer le temps pour réaliser certaines choses ou d’avoir une conception irréaliste des ressources nécessaires.

Astuce : impliquer les équipes dans la planification et aviser les supérieurs en cas de problème majeur, avant de passer à l’exécution.

Exécution : avec une conception sans problème et une excellente planification, l’exécution peut se dérouler sans contretemps. Les tâches sont définies, les équipes sont motivées, les ressources sont adéquates et tout va comme sur des roulettes.

Dans la réalité, c’est rarement le cas ! À cette étape, les problèmes relèvent d’une conception ou d’une planification inadéquate, ou encore, d’imprévus hors de votre contrôle.

Astuce : ajouter de la flexibilité à la planification en ayant une bonne stratégie de gestion des risques.

Clôture : lors de la clôture, on en est à terminer le projet, à rédiger les rapports, et à s’occuper de toutes les petites tâches connexes. Le problème majeur est que, bien souvent, les équipes et vous-même êtes épuisés. C’est là que les oublis ou les omissions peuvent se produire, ce qui vient entacher l’impression de réussite du projet.

Astuce : s’assurer que les dernières étapes ne sont pas négligées, quitte à faire appel à un sous-traitant. Aussi, veillez à ce que le calendrier permette une clôture de projet en bonne et due forme.

Bilan : le bilan est parfois négligé, afin de passer plus rapidement au projet suivant, et c’est là une erreur importante. Sans bilan, les risques de répéter les mêmes erreurs augmentent exponentiellement.

Astuce : donnez-vous le temps de faire un véritable bilan en impliquant toutes les parties prenantes.

2. Définir des objectifs clairs

À l’étape de la conception, la définition d’objectifs clairs est primordiale. Assurez-vous que les objectifs sont « SMART », donc spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et inscrits dans le temps.

Aussi, les objectifs doivent être compris et partagés par toute l’équipe. Si votre équipe de projet est vaste, avec des gens de différents horizons, assurez-vous d’adapter les objectifs dans un langage qui parle à chacun des acteurs. Cela aidera à la cohésion et à la motivation de l’équipe.

3. Développer ses compétences en communication

La communication est la clé de la gestion de projet efficace. Assurez-vous de comprendre qui doit savoir quoi afin de pouvoir avancer. Il faut aussi prendre en considération que tous ne communiquent pas de la même façon. Certaines personnes préfèrent recevoir un courriel bref et clair, et d’autres préfèrent avoir une conversation. Il y a des gens qui sont très directs et d’autres qui s’offusquent plus facilement. Comme gestionnaire, vous devez vous adapter à chacun. C’est du travail, mais c’est un exercice qui fait toute la différence.

4. Donner les bonnes tâches aux bonnes personnes

Avant tout, vous devrez bien connaître votre équipe. Au-delà des compétences techniques, les préférences en matière de communication et les compétences interpersonnelles auront également un impact sur la réalisation du projet. Sachez reconnaître les forces et faiblesses de chacun afin de créer des équipes ou sous équipes performantes.

5. Choisir les bons outils

On dit parfois qu’un mauvais ouvrier blâme ses outils. Le dicton n’est pas entièrement faux, mais, soyons honnêtes, les bons outils font toute la différence. Cela est très vrai dans la gestion de projet.

De quels types d’outils avez-vous besoin pour organiser et faire le suivi de l’évolution du projet ? Si vous souhaitez utiliser une plateforme en ligne, comme Asana ou Monday, prenez le temps de bien l’explorer et de faire quelques tutoriels en ligne afin de la maîtriser rapidement. Si nécessaire, veillez à ce que toute votre équipe connaisse suffisamment bien la plateforme pour s’en servir convenablement, quitte à organiser une formation.

Aussi, il vaut généralement mieux réduire le nombre de plateformes que vous utilisez avec votre équipe. Évitez de vous retrouver avec trois ou quatre applications différentes pour un même projet. Réfléchissez bien aux fonctions dont vous avez besoin et choisissez un programme qui permet de tout faire.

6. Établir un calendrier réaliste

Évitez à tout prix de fixer des objectifs impossibles à réaliser en peu de temps. Vos supérieurs seront déçus du manque de résultat, et vos équipes seront épuisées, ou pire encore, auront du mal à vous prendre au sérieux. Idéalement, définissez les échéanciers de façon collaborative avec votre équipe. Tous pourront vous éclairer quant au temps requis pour chaque tâche et sous-tâche.

7. Être flexible face aux changements

En début de projet, réfléchissez aux risques potentiels qui pourraient se produire : changement dans les livrables, budget qui augmente ou diminue, bris d’équipement, maladie d’une personne clé, etc. L’important est de se donner une marge de manœuvre dans le calendrier et le budget en cas de problème. En ayant un plan d’urgence déjà défini, vous serez beaucoup mieux préparé si quelque chose tourne mal.

La gestion de projet peut être enrichissante lorsque vous disposez des bons outils et du soutien adéquat. En tant que gestionnaire, demander conseil dans les domaines où vous souhaitez progresser est une démarche proactive vers le succès. Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape.