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L’externalisation des services peut prendre différentes formes. Pour une petite entreprise, il peut s’agir de faire affaire avec des pigistes pour certaines tâches ponctuelles, comme la comptabilité ou la rédaction. En ce qui concerne les grandes entreprises, on parle souvent de fournisseurs ou d'autres entreprises qui gèrent des secteurs entiers d'opérations importantes.

C’est le cas, par exemple, lorsqu’on engage une agence de marketing pour la conception et la réalisation d’une campagne de publicité. Peu importe la forme que prend l’externalisation des services, cette dernière pourra vous permettre de vous concentrer sur votre mission principale tout en apportant de nombreux avantages. En voici quelques-uns.

Libérer des ressources

C’est un élément clé de l’externalisation : en confiant une tâche, un projet ou autre à un tiers, vous libérez des ressources, qu’on parle de ressources humaines ou de temps. Votre temps et celui de votre équipe sont extrêmement précieux. Après tout, on peut toujours augmenter un budget, mais il n’y aura toujours que vingt-quatre heures dans une journée.

En reléguant une partie des opérations à un consultant, une entreprise ou un pigiste, vous permettez à des membres de votre équipe ou à vous-même de gagner du temps. Ce temps peut par la suite être utilisé de façon plus stratégique. Donner le temps nécessaire à son équipe pour qu’ils puissent bien s’acquitter de leur travail est crucial. Cela est particulièrement important au sein des petites équipes, dans lesquelles quelques personnes sont appelées à porter plusieurs chapeaux.

Être davantage disponible en cas de besoin

Pour bien des gens, une journée de travail normale comportera des tâches courantes et non urgentes, ainsi que des imprévus qui demandent parfois un arrêt total des autres tâches. Il y a des contextes dans lesquels cela fonctionne sans problème, mais ce n’est pas toujours le cas.

Par exemple, une personne qui travaille dans une petite entreprise pourrait être à la fois responsable de la tenue de livres et de la gestion des nouveaux clients. Si un gros problème survient avec un client, la tenue de livres pourrait être retardée, ce qui pourrait engendrer d’autres problèmes, ainsi que des frais importants. Dans un tel cas, confier la tenue de livres à une tierce personne permettrait à la personne d’avoir tout le temps nécessaire en cas de besoin, sans négliger d’autres tâches essentielles.

C’est un des grands avantages de l’externalisation. En vous libérant des tâches répétitives, non seulement vous pouvez vous concentrer sur votre mission, vous êtes également disponible en cas d’urgence.

Réduire les coûts

L’externalisation peut vous permettre d’économiser de façon significative. Même si vous faites affaire avec des consultants externes pour une somme importante, vous évitez, en plus du salaire comme tel, les frais reliés aux avantages sociaux. Il y a bien sûr des coûts reliés à la recherche d’une collaboration, mais ces coûts sont souvent moins élevés que ceux liés au recrutement et à la formation d’employés. Vous évitez également le besoin d’espace de bureau additionnel ou d’équipement. Tout cela vous permet de dégager des sommes pour faire affaire avec un expert qui vous aidera avec une problématique précise.

Augmenter son expertise

En travaillant avec un consultant ou un sous-traitant, vous avez accès à une expertise qui n’est peut-être pas déjà présente au sein de votre entreprise. Cette expertise peut, selon le cas, se transmettre à votre équipe, pour le plus grand bien de votre entreprise.

L’externalisation est donc une façon astucieuse d’ajouter une expertise à votre organisation, sans devoir passer par un processus de recrutement et de formation.

Avoir accès à un bassin international

Selon l’industrie, faire appel à des collaborateurs d’ailleurs dans le monde peut vous procurer une richesse souvent sous-estimée. En effet, la diversité de point de vue et d’horizon peut ajouter un vent de fraîcheur à votre entreprise. Vous pourriez très bien remarquer une augmentation de la créativité et des capacités d’innovation de vos employés, grâce à cette nouveauté.

D’une manière plus concrète, faire affaire avec des sous-traitants internationaux peut vous permettre d'être plus flexible côté horaire. Par exemple, plusieurs entreprises feront affaire avec des pigistes situés dans des fuseaux horaires différents afin d’offrir un service à la clientèle toute la journée.

Gagner en flexibilité

Toutes les entreprises comportent certaines limites : temps, ressources humaines, budget, expertise, etc. Or, en externalisant certaines activités, vous pouvez gagner grandement en flexibilité, et ce, à plusieurs niveaux. Par exemple, si, à un moment donné de l’année, vous recevez un nombre accru de demandes de la part de vos clients, embaucher des pigistes pour faire face aux pics d’activité vous permet de répondre à leurs besoins sans pour autant modifier la taille de votre entreprise.

L'externalisation, notamment en faisant appel à des consultants, peut permettre à votre entreprise de s'ajuster aux nouvelles réalités du marché. Un expert pourra vous aider à refondre votre système de communication interne ou à intégrer les technologies d'intelligence artificielle dans vos processus organisationnels, vous permettant ainsi de rester compétitif.

Simplifier les budgets

Externaliser certains projets peut grandement simplifier la planification budgétaire, surtout pour les projets ou les activités en dehors de votre expertise. Imaginons que vous souhaitez créer une application pour vos clients. Vous pourriez engager une petite équipe qui réalise le projet durant les heures de bureau. Toutefois, il peut devenir difficile d’évaluer le temps et les coûts réels associés au projet. En externalisant le projet au complet, vous aurez un devis précis avec les coûts reliés à la création et à la mise en place de l’application. Les éléments clés du projet pourront être clairement définis avant même le début du projet.

Externalisation des services : une stratégie performante et évolutive

L’externalisation des services est une approche efficace pour accroître la productivité, réduire les coûts et accéder à une expertise spécialisée. Bien structurée, elle optimise les opérations, renforce la flexibilité et permet aux entreprises de se concentrer sur leur mission principale. En établissant une communication claire, en définissant les attentes dès le départ et en choisissant des partenaires adaptés, l’externalisation devient un véritable levier de croissance, stimulant l’innovation et assurant un succès durable.